皆さん、自分の思いをうまく伝えられていますか？
プレゼン、取引先との商談、上司への報告など、仕事で自分の思いを伝える場面は数多くあります。
「会心のプレゼンができた！と思ったら、何も伝わっていなかった」
「上司に提案をしても、何が言いたいの？と言われる」
頑張って伝えよう！と意気込んでも、相手に伝えるのは難しいものです。
私も、伝えるのが苦手で、
「取引先に製品の説明をしてもうまく伝わらない」
「質問に的確に答えたつもりでも、そういうことを聞きたいのではない」
と言われ、落ち込んだことがあります。
そんな「自分の思いをうまく伝えられない」悩みを持つ人におすすめの本を紹介します。
こんにちは。ドムドムです。
読書と本の収集が趣味の、本が大好きな私が、
「面白い！」
「悩みや疑問と向き合えた！」
「新たな知識の扉が開いた！」
と感動した本を紹介します。
本書は、社会人歴28年で、ヤフー・アカデミアという、企業内大学の学長を務める著者が、”伝える力”を世界で一番簡単に習得できることを目指して書かれた本です。
著者も伝えるのが苦手で、入社後の数年は「君の言っていることは全く分からない」と何度も言われたそうです。
そんな伝えるのが苦手だった著者が変わったきっかけは、「ストーリ」の作り方を学んだことです。
「何が大事なのか」
「どうしたら相手に伝わるのか」
をストーリとして考えるようになってから、伝えるスキルが磨かれ、ソフトバンクの孫正義社長の前でプレゼンができるまでに上達したのです。
そんな著者が蓄積した、自分の思いを伝えて相手を動かすスキルを余すことなく紹介しているのが、本書「1分で話せ」です。
本の概要
タイトル：1分で話せ
著者：伊藤 羊一
ページ数：239ページ
誰に何のために話しているのか？
上司へ報告する。プレゼンをする。メールを出す。
毎日している業務ですが、”誰に向けて何のためにしているのか”考えたことはありますか？
私は意識したことがありませんでした。
「議事録の作成を任されたから、作って関係者と共有する」
「自分が考えたことを上司に報告する」
そんな程度にしか考えていませんでした。
相手がいて、目的があって、プレゼンや報告をしているのに、”誰に向けて何のためにしているのか”を考えていなかったのです。
伝える相手や目的が曖昧なので
「どうして欲しいのか分からない」
「結局結論は何？」
と言われてしまったのです。
伝える時に大事なのは、ストーリを考えることです。
上司に話す、プレゼン資料を作る前に
”誰に向けて”
”何のために”
を意識すると、どう話せば伝わるか分かってきます。
特に重要なのは、”何のために”です。
「情報共有だけなのか」
「相手に動いてもらいたいのか」
これが抜けていると、どんなに頑張って伝えようとしても
「どうして欲しいの？」となってしまいます。
雑談程度であれば問題ありませんが、上司に意見をもらいたい、業務のサポートをして欲しい時などは、伝わらないと相手が動いてくれずに、業務に支障が出ます。
相手がいて、目的があってプレゼンや報告をしているので、
”誰に向けて”
”何のために”
この2点を意識しましょう。
1分で話せ
本のタイトルは「1分で話せ」です。
なぜ、1分なのか。5分や10分ではだめなのか？。
著者の経験では、1分でまとまらない話は、結局何時間かけても伝わらない。
だから1分で話せるようにすることが大事ということです。
ここからは「1分で話せ」で紹介されている、1分で自分の思いを伝える方法を2つ紹介しましょう。
ピラミッド構造を意識する
「話す内容が1分に収まらない」
「頑張って話しても伝わらない」
そんな人は、結論(主張)が抜けているのが主な要因です。
「〇〇という情報を集めました」
「△△さんが○○と言ってます」
このような根拠だけ重ねても、相手はどうすればいいのか分かりません。
「△△だから●●してほしい」といった結論(主張)がセットになって
「●●してほしいんだ」と思いが伝わるのです。
結論と根拠がセットになった考えを、結論が頂点、それを支える根拠が下にあるので”ピラミッドストラクチャー”と言います。話す前に、結論と根拠を明確にすれば、伝わりやすくなります。
私の体験ですが、「1分で話せ」を読んでから、上司と同僚の話を聞いていると
「資料ができたかどうかを聞いている上司に対して、同僚は資料の内容を答えている」
「調べた情報だけ伝えて、上司にどうして欲しいか伝えていない」
そんな結論が抜けているのが原因で、上司が困っていることが、何度もあることが分かりました。
私も今まで、結論が抜けた伝え方で、上司が困っていただけに結論がないと何も伝わらないことを実感しました。
今では、意識して結論(主張)を言ってから、根拠を言うようにしています。
「AとBどちらがいいか一緒に決めてほしい」
「資料の添削をしてほしい」
最初に上司にどうして欲しいか結論を言うことで、思いが伝わるようになりました。
まずは結論(主張)。そのあとに根拠。
この流れを意識するだけで、相手の理解が早まり、伝わりやすくなります。
プレゼンはカンタン・スッキリを意識しよう
プレゼンで大事なのは、”話を聞いてもらうこと”です。
どんなに時間をかけて作った資料であっても、聞いてもらえなければ役に立ちません。
「資料はグラフにして視覚的に分かりやすくする」
「中学生でも分かる言葉を使う」
「見やすいフォント・文字サイズにする」
など、相手に聞いてもらうんだ！という気持ちを持って資料を作りましょう。
また、プレゼンでは言葉をだらだら続けずに、短く言いきることが重要です。
ついつい説明が多くなりがちですが、言葉が多いと「何を言っているのか分からない」と内容が伝わりません。
重役や大勢の人の前でのプレゼンは緊張して、言葉が詰まったり、突然の質問に対してうまく答えられず、だらだらと説明してしまうかもしれません。
そんな時は、相手が何を質問しているのかを見つけることで対応しましょう
「YES or NOを答えればいいのか」
「意見を求められているのか」
「プレゼンの感想を言っているのか」
質問に対して、直ぐに答えようと焦る前に、相手がこちらに何を求めているのかを把握すれば、回答がしっかりできます。回答する時も、結論・根拠の順に話すことを忘れずにしましょう。
私も直ぐに答えないといけないと焦って、ちぐはぐな回答をしてしまうことがありました。今は、相手は何を求めているのかを少し考えてから、回答するように意識しています。
最後に
最後に、私が思う本書を象徴する言葉を紹介します。
本のタイトル「1分で話せ」ではなく、「動かしてなんぼ」です。
報告・連絡・相談、プレゼン、メールなど仕事で行っていることは、相手に何かしらの行動をして欲しいのが目的です。
どんなに熱意をもって話しても、どんなに資料を作りこんでも、相手に伝わって行動してくれなければ無駄になります。
相手に自分の思いを伝えることがゴールではなく、相手を動かす。そこまで意識できれば、会社で必要とされ、信頼されること間違いなしです。
「1分で話せ」には、紹介した以外にも、仕事で役立つ多くのスキルが満載です。
「何を言っているのか分からない」ことにならないように、本書を読んで伝える力を自分のものにしてもらえれば嬉しいです。
